Smart working e video conferenze: dieci regole per non sbagliare nulla

Pianificare bene le riunioni e le sessioni di lavoro, utilizzare solo gli strumenti messi a disposizione dell'Organizzazione, verificare l'aggiornamento degli antivirus: alcuni consigli per lavorare al meglio da casa

In questo periodo in cui siamo tutti praticamente reclusi in casa per l’emergenza Covid 19, moltissime persone lavorano in smart working o usano le varie piattaforme web per video chiamate di gruppo, riunioni, persino feste di compleanno. Le piattaforme web sono molte, non tutte funzionano sempre a dovere, spesso dipende dalla connessione, ma non solo.

Ecco allora alcuni consigli da parte degli esperti di Consilium Comunicazione su come utilizzare al meglio e al massimo le strumentazioni per lo smart working e le connessioni web.

1. Segui sempre le indicazioni e le raccomandazioni dettate dalla tua Organizzazione, in particolare connettiti sempre con le strumentazioni ufficiali e già condivise, dotate di sistemi operativi supportati dalla tua impresa, per i quali sono stati effettuati gli aggiornamenti di sicurezza. Se utilizzi un nuovo dispositivo avvisa la tua Organizzazione.

2. Accertati e fai una verifica costante che i software di protezione del tuo sistema operativo (come Firewall, Antivirus…) siano abilitati e sempre aggiornati.

3. Se operi in smart working, modifica la tua password almeno una volta al mese, cosicché i tuoi accessi al sistema siano costantemente protetti. Inventa una password con un grado complesso di caratteri e simboli, conserva una lista delle tue password off line o meglio ancora cartacea. Lo stesso con la password di connessione del tuo Wi-Fi.

4. Non installare applicazioni o software che provengono da fonti non ufficiali, non attivare connessioni a dispositivi mobili (come hard disk esterni, pen-drive, ecc.) della cui provenienza non sei certo.

5. Inserisci un blocco automatico del sistema che richieda la password e uno screen saver impostandolo da 1 a massimo 2 minuti di inattività, in modo da bloccare l’accesso al sistema quando ti allontani dalla postazione di lavoro.  

6.  Per effettuare il collegamento prepara al meglio la tua postazione. Identifica un’area della tua casa possibilmente protetta da altre persone e da rumori, verifica sempre bene l’inquadratura della tua telecamera, usa fondi più neutri possibili, valuta bene se inquadrare oggetti o immagini private sullo sfondo. Valuta la luce. Vestiti come se fossi al lavoro, anzi aumenta nella tua immagine il livello istituzionale, come se fossi al primo colloquio. Se non sei certo del tuo stato d’immagine generale tieni la telecamera spenta e usa solo l’audio.

7. Non cliccare mai su link o allegati contenuti in email non ufficiali, provenienti da sconosciuti o sospette. Ogni volta che concludi una sessione di lavoro effettua il log-out dai collegamenti attivi ed aspetta di vedere la conclusione della sessione.

8. Prepara ogni giorno l’agenda delle attività da svolgere e controlla poi il loro stato, attribuisci delle priorità e cerca di restare concentrato su quali obiettivi raggiungere e in quali tempi. Sii puntuale e preciso sugli orari di collegamento, per gli stessi fai comunque una agenda, sarai più preciso e performante. Non temere nel ricordare soprattutto in chiusura di videocollegamento gli obiettivi fissati e le regole d’ingaggio per le attività da sviluppare.

9. Imponiti dei limiti, evita di stare troppo tempo davanti allo schermo, fai delle pause, cerca di essere più veloce del solito nello svolgimento qualitativo dei lavori in modo da dedicarti anche ad altro. Muoviti durante le chiamate senza video, creati una tua concentrazione on – off ogni volta che ti attivi sul lavoro professionale.

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 10. Trova il tuo personale equilibrio con i colleghi, anche se ci si trova in posti diversi e si è influenzati da ambienti non omogenei, fai una telefonata ai tuoi colleghi, oltre alle connessioni pubbliche spesso può aiutare a rafforzare il team.

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